Impuls: Willkommenskultur im Engagement

Ehrenamt und Engagement, Impuls-Reihe

Wie ihr das Ankommen neuer Engagierter aktiv und gewinnbringend gestalten könnt

Gutes, begleitetes Ankommen im Engagement ist zentral, sobald neue Engagierte den Weg in eure Organisation gefunden haben. In diesem Beitrag zeigen wir wichtige Elemente auf, die Teil einer Willkommenskultur im Ehrenamt sind. Außerdem nennen wir Beispiele für die Vorstellung neuer Personen im Verband oder Verein und für ihre Begleitung.

Interesse bekunden – neue Personen begeistern

Ausgangspunkt: Eine neue Person ist, egal auf welchem Wege, auf euren Verband oder Verein aufmerksam geworden und möchte sich bei euch ehrenamtlich engagieren. Noch bevor es richtig losgeht ist es wichtig, dass ihr euch für die Kennenlernphase genug Zeit nehmt. Das Kennenlernen könnte beispielsweise in Form eines Schnuppertags stattfinden, oder ihr ladet zu einem anstehenden Event ein (mehr dazu siehe Impuls Junge Engagierte gewinnen). Mögliche Bedenken können thematisiert werden, gleichzeitig könnt ihr die Person motivieren, die ehrenamtliche Tätigkeit aufzunehmen.

Entsprechend wichtig ist es, die Wünsche, Fähigkeiten und Ressourcen der interessierten Person bei der Auswahl einer passenden ehrenamtlichen Tätigkeit zu berücksichtigen. Mit welcher Motivation, welchen Ideen und Vorerfahrungen kommen die Menschen zu euch?

Die ersten Wochen in einem Engagement sind entscheidend

Ankommen und Willkommen Heißen: In dieser Phase müssen neue Engagierte integriert und unterstützt werden, damit sie sich in ihrem neuen Umfeld zurechtfinden und wohlfühlen. Gut begleitetes Ankommen ist zentraler Bestandteil von gewinnbringender und dauerhafter Engagementförderung, was sich auch in einer Gondel des im September vorgestellten Riesenrad-Modells widerspiegelt .

Mitbedacht werden können:

  • Bekanntmachung und Vernetzung der neuen Person innerhalb der Organisation
  • inhaltliche Einführung der Person in Tätigkeit und Organisationsstruktur bzw. -kultur, z. B. durch Bereitstellung einer Startermappe, die alle wichtigen Informationen enthält: Ansprechpersonen, Aufgabenbeschreibungen, praktische Tipps für den Alltag in eurer Organisation wie Materialausleihe, Raummiete etc.
  • Begleitung beim ersten Einsatz(tag)
  • Bereitstellung von Räumen oder Unterstützung bei Anschaffung von notwendigen Materialien
  • Ermöglichung von Fort- und Weiterbildungen durch euren Jugendring,  Landesverbände, die Akademie der Jugendarbeit Baden-Württemberg, Online-Tutorials etc.
  • eine Ansprech- und Kontaktperson für Rückfragen, für Reflexionsgespräche etc.

Zwei der Punkte werden nachfolgend mit Beispielen näher ausgeführt. Ihr selbst könnt euch davon inspirieren lassen und die abschließenden Impulsfragen als Auftakt für die Auseinandersetzung mit eurer Willkommenskultur nutzen.

Neue Engagierte vorstellen und bekannt machen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, neue Freiwillige in einer Organisation vorzustellen. Wichtig ist, dass die Art der Vorstellung im Vorfeld mit der betreffenden Person abgesprochen wird. Vorteil einer bspw. öffentlichen Bekanntmachung ist, dass dadurch die Zusammengehörigkeit der neuen Person mit dem Team gestärkt und gleichzeitig Anerkennung für das Engagement ausgedrückt wird. Ihr könnt neue Engagierte zum Beispiel auf folgende Arten vorstellen:

  • Persönliche Begrüßung und Vorstellung im Team, z. B. AK Treffen, Vorstandssitzung etc.
  • Instagram-Posting, hier als Beispiel die Posts zu neue Mitgliedsorganisation im SJR Freiburg, Vorstandswechsel beim LJR
  • Pressemeldung, Anlässe können sein ein Vorstandswechsel direkt in Verbindung mit Verabschiedung und Würdigung ehemaliger Vorstand oder auch die Ausbildung neuer Ehrenamtlicher – gerade Lokalpresse berichtet gerne von engagierten jungen Menschen
  • Foto, Zitat auf eurer Website, Direktzitate von Engagierten einbinden
  • Artikel in eurer Zeitschrift, Gemeindeblatt, Newsletter, Aushang „schwarzes Brett“
  • Namentliche Erwähnung bzw. Kurzvorstellung beim nächsten Event, z. B. auf der Mitgliederversammlung, beim Sommerfest etc.
  • Regelmäßige Veranstaltung im Jahresverlauf wie ein Dankesfest für die Bekanntmachung nutzen, das bietet einen klaren Rahmen und beugt einer zeitlichen Überlastung vor (nach Gittermann et al. 2021, S. 31)

Damit verbinden könnt ihr eine nette Geste wie z.B.:

  • Merch überreichen und Zugehörigkeit stärken, z. B. Team-Shirts
  • Willkommens-Postkarte schreiben und übergeben
  • Foto machen und zur Fotogalerie der (aktiven) Ehrenamtlichen hängen
  • Stein bemalen und zur Steinschlange der Ehrenamtlichen legen
  • „Gute-Früchte-Garten: für neue Ehrenamtliche wird ein Steckling im Garten“ (Gittermann 2021, S. 31) gepflanzt
  • Kleiner Umtrunk, Kuchen o. ä. beim ersten Einsatz

Eine darüber hinaus strukturierte Einführung ist für neue Engagierte außerdem von Nutzen, da sie Sicherheit in der neuen Rolle vermittelt und Selbstvertrauen stärkt (nach Gittermann et al. 2021, S. 30 f.).

Begleitung beim ersten Einsatz(tag)

Ein*e Ehrenamtliche*r ist zum ersten Mal bei eurer Vorbereitungsrunde für die nächste Freizeit dabei, ein*e Freund*in eines Gruppenstundenkindes hilft bei der Schicht vom Sommerfest aus, jemand Neues hat zwar keine Ahnung von einem Jugendverband, möchte aber bei der Website-Pflege unterstützen: All diesen und weiteren neuen Personen möchtet ihr den „ersten Einsatz“ in eurer Organisation so schön und leicht wie möglich machen. Denn: „Je wohler und aufgehobener Ehrenamtliche sich zu Beginn an ihrem Einsatzort fühlen, desto beherzter und vor allem nachhaltiger werden sie sich einbringen“ (Gittermann et al. 2021, S. 32).

Was könnt ihr als erfahrene Engagierte dafür tun?

  • Mentor*in bzw. Ansprechperson vorstellen
  • Aufmerksamkeit schenken: Postkarte, Blumenstrauß, T-Shirt mit Logo etc.
  • Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklären
  • eine Startmappe übergeben
  • Schlüssel und notwendige Zugangsdaten aushändigen.

Impulsfragen für die eigene Willkommenskultur

Die folgenden Impulsfragen unterstützen bei der aktiven Auseinandersetzung mit der eigenen Willkommenskultur:

  • Wie war mein eigenes Ankommen in unserer Organisation?
  • Welche Routinen, Strukturen, Aktionen etc. haben wir bereits, das Ankommen neuer Personen zu gestalten?
    • Welche sind unabdingbar?
    • Welche haben große Wirkung und kleinen Aufwand?
  • Welche Formen der Einführung oder Vorstellung neuer Engagierter passen zu unserer Organisation und zur neuen Person?
    • Wer sollte dabei sein und Gelegenheit für ein persönliches Kennenlernen bekommen?
    • Wer kann die Einführung vorbereiten, wer kann mitwirken? Möchte die neue Person dabei selbst aktiv mitgestalten?
  • Wie kann der erste Tag/Einsatz gut gestaltet werden?
  • Welche neuen Elemente von Willkommenskultur passen zu unserer Organisation und könnten wir ausprobieren?
  • Wie können wir bei uns den Einstieg erleichtern?
  • Umkehrschluss-Frage: Was muss passieren, damit sich jemand bei uns nicht willkommen fühlt, sich nicht engagieren möchte?

Willkommenskultur im Engagement hat natürlich auch Überschneidungen mit professionellem Onboarding in Unternehmen. Nehmt auch diese Frage gerne mit und überlegt, welche Onboarding-Strategien ihr aus eurem beruflichen Kontext kennt, die euch auch im Ehrenamt helfen könnten. Je nach Größe eurer Organisation könnt ihr hier wertvolle Hinweise für ein strukturiertes Vorgehen finden.

Literatur & Links

Gittermann, Anneke, Ralph Fischer, Monika Nack, Dietrich Nolte, Ursula Stegemann, und Andreas Wiesner. 2021. Für Engagement begeistern. Eine Praxishilfe für Freiwilligenkoordinator*innen in Kirche und Diakonie. Kassel.

Matuschek, Katrin, und Johanna Niesyto. 2016. Freiwilligen-Engagement professionell gestalten: engagierte und aktive Freiwillige gewinnen und beteiligen. 5. Auflage. Hrsg. von Friedrich-Ebert-Stiftung. Bonn: MUP Friedrich-Ebert-Stiftung.