Wissensmanagement in ehrenamtlichen Strukturen realisieren

Gutes und strukturiertes Wissensmanagement ist in ehrenamtlichen Strukturen und Kontexten essentiell! Zum Beispiel, um eine gute Einarbeitung und Zusammenarbeit von Engagierten zu ermöglichen – oder um zu verhindern, dass organisationsspezifisches Wissen mit dem Weggang einzelner Personen die Organisation verlässt. In diesem Impulsbeitrag werden zunächst verschiedene Wissensarten in den Blick genommen und ein Ansatz vorgestellt, wie Wissen systematisch gesichert werden kann. Anschließend werden verschiedene Reflexionsfragen und Methoden herangeführt, die als Inspirationen und Anstöße für Wissensmanagement im eigenen Verein oder Verband dienen.

Warum Wissensmanagement? Nicht nur was für Profis!

Ehrenamt ist nicht strukturlos – es bedarf gerade wegen begrenzter Zeitressourcen besonders guter (Wissens-)Strukturen, um ehrenamtliche Tätigkeiten und Abläufe personenunabhängig, replizierbar und nachhaltig wirksam zu machen.

Ein Blick in den Freiwilligensurvey 2019 zeigt: Junge Menschen engagieren sich vor allem aus Spaß und dem Wunsch heraus, anderen zu helfen. Sie möchten ins „Schaffen“ und „Wirken“ kommen – da sind die Priorität und die Zeit für (Wissens-)Dokumentation oft nicht sehr hoch. Dabei kann euch die Organisation des Zeltlagers im nächsten Jahr umso mehr Spaß machen und zudem Zeit sparen, wenn ihr eure Erfahrungen für Nachfolger*innen verständlich dokumentiert und schriftlich festhaltet. Zum Beispiel den Ablauf rund um die Veröffentlichung eines Presseberichts oder Tipps für die Materialausleihe zur Organisation eines Kinoabends. Denn hohe Fluktuation und unterschiedliche Ablageorte für Wissen, Materialien und Informationen sind typische Herausforderungen im Ehrenamt.

Wissen festzuhalten und kollektiv zu sichern hilft euch auf unterschiedliche Art und Weise: Ihr könnt Zeit und Ressourcen sparen, die Qualität eurer Tätigkeiten und Angebote verbessern, den Austausch im Team und die eigene Motivation stärken. Ein durchdachtes Wissensmanagement sorgt für transparente und effiziente Prozesse und unterstützt euch, eure ehrenamtliche Organisation zukunftsfähiger aufzustellen. Auch mit begrenzten Ressourcen könnt ihr Schritt für Schritt starten: Mit einer ersten Bestandsaufnahme, der Einführung einfacher Dokumentationsstrukturen und der Etablierung von Wissensaustauschformaten könnt ihr bereits ab der ersten Phase signifikante Verbesserungen erzielen. Dieses Vier-Phasen-Modell kann euch zu Beginn Orientierung geben.

Welches Wissen steckt in eurer Organisation?

In eurem Verein oder Verband gibt es ganz unterschiedliche Arten von Wissen. Wenn ihr diese unterscheidet, fällt es später leichter zu entscheiden, welches Wissen wie festgehalten und weitergegeben werden soll.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Herangehensweisen, Wissen zu kategorisieren. Für euch ist es an dieser Stelle lediglich wichtig, zwischen explizitem und implizitem Wissen zu unterscheiden. Explizites Wissen entspricht häufig Faktenwissen und besteht daher meist aus Daten, Regeln, Zahlen oder beschreibt konkrete Abläufe. Es findet sich zum Beispiel in Protokollen, Checklisten, Satzungen oder Arbeitshilfen wieder. Implizites Wissen hingegen bezieht sich mehr auf Erfahrungs- und Netzwerkwissen. Es versteckt sich in Antworten auf die Fragen „Wie läuft etwas ab? Wie werden Dinge getan?“ Solches Wissen ist häufig personengebunden und wird seltener dokumentiert. Gerade deshalb lohnt es sich, dieses Erfahrungswissen bewusst in den Blick zu nehmen, wenn ihr Wissensmanagement im Verein oder Verband aufbaut.

Wissen systematisch sichern

All dieses, all euer Wissen hat seine Berechtigung und entfaltet erst im Zusammenspiel seine ganze Wirkung. Für ein strukturiertes Wissensmanagement könnt ihr euch an folgenden Schritten orientieren:

1. Wissen identifizieren: Orte und Personen der Wissensverortung identifizieren, relevante Informationen zusammentragen
2. Wissen dokumentieren und sichtbar machen: zum Beispiel durch Wissenslandkarten, Rollenbeschreibungen, oder Handlungsleitfäden
3. Wissen strukturieren und sichern: etwa durch (digitale) Ordnerlogik(en), einheitliche (Dokumenten-)Benennungen oder die (digitale) Sicherung in einer gemeinsamen Cloud
4. Wissen aktualisieren: durch regelmäßige Anpassungen und feste Dokumentationsroutinen
5. Wissen übergeben: zum Beispiel mit Checklisten, Übergabestandards, Buddy-/ Tandem-Modell oder Mentoring
6. Wissen gemeinschaftlich nutzen!

Um diese Schritte anzugehen findet ihr nachfolgend verschiedene Reflexionsfragen, Methoden und Hinweise aus der Praxis.

So könnt ihr Wissensmanagement konkret angehen

Rund um Wissensmanagement – auch im Ehrenamt – gibt es unglaublich viele Materialien und Tipps. Diese sollen hier nicht repliziert, sondern zu Teilen verlinkt werden und euch den Start oder die Weiterarbeit am Thema erleichtern. Zu Beginn hilft es, gemeinsam einige Fragen zu beantworten:

Reflexionsfragen für den gemeinsamen Start

• In welchem Kontext (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Gruppenleiter*innentreffen etc.) könnt ihr euch zum Thema Wissensmanagement austauschen und eine Strategie für das weitere Vorgehen entwickeln?
• Welche Personen sollten im Einführungs- und Weiterentwicklungsprozess von Wissensmanagement beteiligt sein?
• Welches Wissen ist in eurer Organisation besonders relevant? Wie wird dieses Wissen bisher dokumentiert, gesichert und weitergegeben?
• Wer, wie und wann reflektiert ihr Erfahrungen aus einer Veranstaltung oder einem Projekt? Wie haltet ihr die Erfahrungen fest?
• Welche Methoden und Formen von Wissensmanagement passen zu eurer Organisation? Gibt es Beispiele aus anderen Verbänden, die ihr übernehmen könnt?
• Inwiefern kann und soll euch KI bei Wissenssicherung und -management unterstützen? à weitere Hinweise dazu findet ihr auch im Impulsbeitrag „KI im Ehrenamt“

Methoden: Wissenslandkarte, Checkliste, Interview und mehr

Im Vortrag von Jana Nagusch im Rahmen der Seminarreihe #DSEEerklärt werden verschiedene hilfreiche Methoden vorgestellt. Die Aufzeichnung des Vortrags „Wissen sichern“ findet ihr im Lernportal der DSEE.

Eine Möglichkeit zur Identifizierung von Wissen ist die Wissenslandkarte: Hier könnt ihr darstellen, welches Wissen organisatorischer Art ist, sich auf Projekte bezieht oder Teil eurer Organisationskultur ist.

Checklisten sind weit verbreitet und eine sehr bekannte und wirksame Methode, um Wissen zu sichern. Ihr könnt sie in verschiedenen Bereichen nutzen und solltet dabei darauf achten, sie möglichst einfach zu halten. Sie bestehen nicht nur aus Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden sollen. Sie können darüber hinaus eine grobe Beschreibung der Phasen eines Projekts beinhalten, Verantwortlichkeiten festhalten und Erfahrungen abbilden.

Auch ein Interview bzw. „Expert Debriefing“ kann eine bewährte Methode der Wissenssicherung sein, zum Beispiel um (Erfahrungs-)Wissen von Engagierten „abzufragen“, bevor sie gehen oder ihren Tätigkeitsbereich verändern. Es sichert Wissen und Qualität und sollte dann durchgeführt werden, wenn die Person noch „greifbar“ ist. Im Interview könnt ihr etwa klären, wie bestimmte Aufgaben umsetzt wurden, welche Herausforderungen es gab und welche Tipps weitergegeben werden sollten.

Praxisbeispiele zu Organisationswikis und Projektplänen

Ein Handbuch, Projektpläne oder Übergabebögen können euch dabei helfen, Wissen langfristig zu sichern. Gerade dann, wenn sich Projekte regelmäßig wiederholen. Ein Beispiel aus der Praxis: Der Stadtjugendring Heidelberg hat für seine wiederkehrenden Jugendaustausche oder die Stadtranderholung ausführliche Projektpläne verfasst. Sie beinhalten Informationen zur Organisation von Anmeldung oder Verpflegung ebenso wie Fotos zur Anordnung bzw. dem Aufbau der Räumlichkeiten. So findet jede*r mit Einblick in die Projektpläne gute Startvoraussetzungen für deren Umsetzung vor und kann zum Beispiel wichtige Ansprechpersonen nachlesen. Wie sieht es bei euch aus? Gibt es bei euch solch systematisiertes Wissen für das jährliche Helfer*innenfest, die Freizeit oder die Abwicklung einer Mitgliederversammlung?

Auch Organisationswikis können eine hilfreiche Lösung sein. Dabei handelt es sich um eine Website oder eine Software, die das gesammelte Wissen einer Organisation darstellen und zugänglich machen. Der Landesjugendring BW hat beispielsweise ein solches Wiki. Darin finden sich unter anderem Arbeitshilfen, Materialsammlungen und das Archiv abgeschlossener Projekte. Hier geht es zum Wiki des Landesjugendring BW. Wer selbst ein solches Organisationswiki erstellen möchte, kann einen ersten Blick dazu in die Anleitung „Organisationswiki erstellen“ von Stephan Kelm werfen, die im Rahmen des E-Learning Moduls „Wissensmanagement im Verband“ entstanden ist.

Los geht’s!

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, sich mit Wissensmanagement im eigenen Verein oder Verband auseinanderzusetzen. Einige wenige konnten in diesem Impulsbeitrag beleuchtet werden, ihr werdet euren eigenen passenden Weg finden!

Mit eurer schrittweisen Einführung von Wissensmanagement könnt ihr nicht nur eine gemeinsame Wissenskultur festigen, sondern auch dazu beitragen, Dokumentation und Wissenssicherung als Selbstverständnis in eurer Organisation zu begreifen. Mit Reflexions- und Dokumentationsroutinen gebt ihr euch selbst Klarheit in eurem ehrenamtlichen Handeln und Wirken und erhöht gegenseitig die Motivation in eurer Tätigkeit. Außerdem kann so auch das Erfahrungswissen Einzelner stärker wertgeschätzt und langfristig erhalten und gesichert werden. Wichtig bei alledem ist es, eine gewisse Fehlerfreundlichkeit beizubehalten und sich nicht nur als lernende Individuen, sondern als gemeinsam lernende Organisation zu begreifen.

Literatur

Arriagada, Céline; Nora Karnick. 2019. Motive für freiwilliges Engagement, Beendigungsgründe, Hinderungsgründe und Engagementbereitschaft. In: Simonson, Julia; Kelle, Nadiya; Kausmann, Corinna; Karnick, Nora; Arriagada, Céline; Hagen, Christine; Hameister, Nicole; Huxhold, Oliver; Tesch-Römer, Clemens. 2019. Freiwilliges Engagement in Deutschland. Der Deutsche Freiwilligensurvey 2019. von Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, Referat Öffentlichkeitsarbeit, Berlin.

Kelm, Stephan. 2025. Wissensmanagement im Verband. E-Learning Kurs im Moodle der Akademie der Jugendarbeit BW. Erstellt im Rahmen von „Verband leiten lernen“ des Projekts „Strukturaufbau neuer Jugendorganisationen“ des Landesjugendring BW in Kooperation mit der Akademie der Jugendarbeit.

Nagusch, Jana Larissa. 2025. Wissensmanagement. Wissen sichern – Praktische Wege zur Wissensübergabe im Verein. Vortrag im Rahmen der Reihe #DSEEerklärt. Online-URL: https://dsee-lernportal.de/course/ORG-wissensmanagement-25 [Letzter Zugriff: 23.04.2026].