Fünf Phasen der Vorstandsbildung und -entwicklung

Personenwechsel im Vorstand oder weiteren wichtigen Funktionen eines Jugendverbands oder -rings gehören zu den Vorgängen in einer Organisation dazu, durch spontanes Ausscheiden von Mitgliedern oder Neuwahlzyklen. Solche personellen Wechsel kommen in allen Organisationen zwar mehr oder weniger regelmäßig vor, sind dadurch aber noch lange kein Selbstläufer.

Um sowohl weit absehbaren als auch spontanen Veränderungen gut begegnen zu können, wollen wir euch ermutigen, euch einmal grundsätzlicher damit auseinanderzusetzen. Das bietet euch die Möglichkeit, ein stabiles Fundament dafür zu legen, personellen Veränderungen langfristig und gut vorbereitet zu begegnen – und Nachwuchs für eure Vereinsämter zu finden.

Dabei ist die gesamte Organisation gefragt, denn gute Vereinsstrukturen und zwischenmenschliche Beziehungen überzeugen potenzielle Kandidat*innen eher, sich für ein Vorstandsamt zu entscheiden, als es die „Kunst des Überredens“ kann. Basis für eine erfolgreiche Vorstandsbildung und die Entwicklung einer guten Zusammenarbeit des Vorstandsteams ist ein kritisch-prüfender Blick auf Veränderungspotenzial für die Vereinsstruktur und die resultierenden Schlussfolgerungen für die Vorstandsarbeit.

Ein guter Ausgangspunkt für diese Reflexion können auch die Gründe sein, aus denen eine Person ihr Amt niederlegt. Meist hängt das mit persönlichen Umständen zusammen, aber manchmal steckt auch mehr dahinter. Es kann also helfen, in einem geschützten Setting nachzufragen und dadurch womöglich Hindernisse für die nächste Vorstandsgeneration aus dem Weg zu räumen. Wird ein Vorstandsamt beispielsweise aus Zeitmangel abgegeben oder abgelehnt, könnte der Verein, z. B. in einer rollengemischten Arbeitsgruppe, überprüfen, ob es hier Möglichkeiten gibt, den zeitlichen Aufwand zu verringern.

Vorstandsbildung und -entwicklung gestalten

Vorstandswechsel sind in einen ganzheitlichen Prozess der Vorstandsbildung und -entwicklung eingebunden: Sie sind nicht als wiederkehrende Aufgabe, sondern als andauernder Entwicklungsprozess zu betrachten. Er besteht modellhaft aus verschiedenen Phasen:

1. Festlegung der Vorstandsaufgaben und Definition von Anforderungen
2. Werbung und Gewinnung von Personen für den Vorstand
3. Neue Vorstände in die Vorstandsarbeit einführen
4. Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Geschäftsführung gestalten
5. Vorstandsarbeit regelmäßig auswerten und die Wahlen vorbereiten

Mit den Phasen gehen verschiedene grundlegende Schritte für den Vorstand, aber auch die gesamte Organisation einher. Diese werden im Folgenden näher ausgeführt.

1. Festlegung der Vorstandsaufgaben und Definition von Anforderungen

Klare Absprachen bezüglich Aufgaben und Anforderungen an ein bestimmtes Vorstandsamt sind Teil des gemeinsamen Aushandlungsprozesses innerhalb des Vorstands und zugleich wichtige Grundlage für die Suche passender Kandidat*innen. Mit Blick auf die Satzung hilft es, Aufgaben zu unterscheiden, die von Vorstandspersonen oder generell Mitgliedern aus dem Verein übernommen werden müssen. So können weitere Personen mit kleineren Aufgabenpaketen in Vorstandsaufgaben einbezogen und ihr Interesse geweckt werden.

Praxistipp und Reflexionsanstoß:

Erarbeitet gemeinsamen konkrete Aufgabenbeschreibungen und schärft dabei eure Anforderungen. Diese könnt ihr zum Beispiel als Stellenbeschreibung oder in einzelnen Instagram-Beiträgen veröffentlichen und so auf Social Media eure neu zu besetzenden Vorstandsposten vorstellen. Beschreibt neben dem was und wofür ihr jemanden sucht auch das, was ihr bieten könnt. Zum Beispiel ein jährliches Team-Event, Unterstützung durch die Geschäftsstelle, Einarbeitung und Zusammenarbeit mit erfahreneren Vorstandsmitgliedern, Berücksichtigung eigener Kompetenzen und Stärken oder Aufwandsentschädigung.

2. Werbung und Gewinnung von Personen für den Vorstand

Die ausgearbeitete Stellenbeschreibung ist eure Grundlage für die Ansprache und Gewinnung neuer Vorstandsmitglieder. Um den Vorstand zu entlasten und gleichzeitig weitere Mitglieder an die Arbeit im Vorstand anzudocken, kann es hilfreich sein, eine Art Findungsausschuss zu gründen. Warum nicht explizit Personen fragen und einbinden, die wiederum für und mit euch Menschen suchen und finden? 😉 Ein solcher Findungsausschuss

• klärt, für welche Ämter Personen gesucht werden und welche sozialen oder fachlichen Kompetenzen dafür notwendig sind.
• klärt, welche fachlichen oder strategischen Anforderungen auf den Verein zukommen.
• stellt Kriterien für die Vorstandsbesetzung und -suche auf. Zum Beispiel: paritätische Besetzung, Altersspanne, Organisationsfähigkeit. So kann beispielsweise das Ziel formuliert werden, eine Person m/d unter 30 Jahren zu suchen.
• identifiziert u.a. mithilfe der Kriterien Personen, die anschließend persönlich angesprochen werden.

Praxistipp und Reflexionsanstoß:

Ein jährlicher Austausch zur persönlichen Zukunftsplanung der Vorstandsmitglieder ist eine zielführende Strategie, um überraschende Rücktritte oder ganze Generationenwechsel zu vermeiden, bei denen ein Großteil der bestehenden Vorstandsmitglieder zur selben Zeit das Amt niederlegt. Diesen Austausch könnt ihr beispielsweise immer für die erste Vorstandssitzung nach den Sommerferien ansetzen.

3. Neue Vorstände in die Vorstandsarbeit einführen

Eine neue Person ist gefunden oder zeigt Interesse? Bestenfalls kann sie bereits vor den anstehenden Vorstandswahlen Einblicke in eure Arbeit bekommen. Beispielsweise durch die Teilnahme an einer Vorstandssitzung oder die direkte Zusammenarbeit mit der Person, deren Aufgaben sie potenziell übernehmen wird oder woran sie inhaltlich interessiert ist.

Neben den bekannten ersten Schritten der Einarbeitung (siehe Impulsbeitrag zur Willkommenskultur) profitieren neue Vorstands- oder Leitungspersonen besonders von:

• Bereitstellung von funktionierender Technik und Einbindung in (digitale) Wissensstrukturen. Wer gibt eine Einführung und steht klärend zur Seite?
• Weitergabe von Erfahrungswissen und historischem Organisationswissen, zum Beispiel durch Einstiegsfragen bei einer Vorstandssitzung oder einem geselligen Abend
• Jahresplan oder MindMap zum Verein mit Übersicht zu jährlichen Angeboten und Veranstaltungen, internen Gremienstrukturen, Kooperationspartnern u.v.m.
• Eine Infomappe und einen abgesprochenen Ort der Informationsablage – digital oder analog.

Praxistipp und Reflexionsanstoß:

Es kann helfen den Zeitraum für die Einarbeitung einer neuen Vorstandsperson zu begrenzen. An dessen Ende sollte allen Beteiligten klar sein, wofür die neue Person zuständig ist. Legt direkt nach der Wahl eine Vorstandssitzung fest, an der ihr gemeinsam die Einarbeitungsphase reflektiert und offengebliebene Fragen besprecht.

4. Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Geschäftsführung gestalten

In vielen Jugendverbänden und -vereinen gibt es keine Geschäftsführung. In dem Fall muss die Zusammenarbeit als Vorstandsteam näher betrachtet werden, zum Beispiel mit Blick auf die effektive Gestaltung von Sitzungen. Gibt es hingegen ergänzend zum Vorstand eine Geschäftsführung, gilt es, beide Personengruppen in ein gutes Gleichgewicht und eine kooperierende Zusammenarbeit zu bringen:

• Verantwortlichkeiten klar verteilen und Rollen benennen. Zum Beispiel, indem langfristige strategische Ziele beim Vorstand verortet werden, Realisierung und operatives Geschäft hingegen vorrangig bei der Geschäftsführung liegen.
• die gegenseitige Kooperationsbereitschaft stärken.
• Flexibilität hinsichtlich kurzfristiger fallbezogener Umverteilung von Zuständigkeiten zulassen.

Praxistipp und Reflexionsanstoß:

Regelmäßiger Austausch zwischen Vorstand und Geschäftsführung tragen maßgeblich zum Erfolg der Zusammenarbeit bei. Hierfür können JourFixe Termine zwischen 1. Vorsitz und Geschäftsführung, ein Betriebsausflug oder eine gemeinsame jährliche Klausur dienen. Außerdem hilft es, ein gemeinsames Verständnis von Kommunikations- und Entscheidungswegen zu entwickeln und sich an entsprechende Absprachen zu halten.

5. Vorstandsarbeit regelmäßig auswerten und die Wahlen vorbereiten

Um eine Nachfolge gut vorzubereiten, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die bisherige Vorstandsarbeit. Die folgenden Fragen können euch helfen, die eigene Arbeit strukturiert zu reflektieren:

• Ist unser aktuelles Modell der Vorstandsarbeit noch zeitgemäß?
• Wie arbeiten wir als Vorstand – mit welchem Selbstverständnis, welcher Wirkung und welcher Struktur – und wie offen wirkt das auf unsere Vereinsmitglieder?
• Welche Entwicklungen oder Herausforderungen stehen an, auf die wir als Vorstand oder Verein reagieren sollten?
• Welche Aufgaben könnten wir in kleinere Aufgabenpakete schnüren, neu verorten oder anders priorisieren?
• Wie können wir die Mitgliederbasis besser aktivieren und beispielsweise in Form eines (neuen) Ausschusses beteiligen?
• Brauchen wir punktuell Beratungsgremien, die uns im Vorstand zu spezifischen Themen unterstützen?

Die Antworten bilden eine gute Grundlage, um anschließend – wie in Phase 1 des Kreislaufs beschrieben – euer Aufgabenprofil zu aktualisieren und passende Personen für die Vorstandsämter und Leitungspositionen anzusprechen.

Praxistipp und Reflexionsanstoß:

Vor einem anstehenden Vorstandswechsel solltet ihr also:

• Stärken und Schwächen der aktuellen Arbeit im Vorstand reflektieren.
• Gemeinsam klären, wie die Vorstandsarbeit in Zukunft aussehen soll.
• Den Transfer von vorhandenem Wissen an neue Vorstandsmitglieder sicherstellen.

Staffelübergabe – check!

Eure wiederkehrende Reflexion der Strukturen, Prozesse und Zusammenarbeit schärft nicht nur euer Aufgabenprofil und verbessert die Suche und Einarbeitung einer neuen Person. Mit den verschiedenen Phasen etabliert ihr darüber hinaus auf lange Sicht eine stabilere Vorstandsentwicklung. In den Literaturangaben finden sich Arbeitshilfen, die euch hilfreiche Fragestellungen, methodische Tipps und Beispiele geben, wie ihr das angehen könnt. Helfen könnten z. B.:

• Vorlagen für eine Stellenbeschreibung
• Packliste für die gelungene Übergabe an die Nachfolge.

Vorstandsentwicklung professionell begleiten lassen

Für den Aushandlungs- und Entwicklungsprozess im Vorstand kann es hilfreich sein, eine außenstehende Person als Berater*in oder Moderator*in zu beteiligen. Eine Prozessbegleitung kann dabei helfen, Veränderungspotenziale zu erkennen und Schritt für Schritt umzusetzen. Im Projekt „The Länd of Young Ehrenamt“ gibt es hierfür eine Fördermöglichkeit. Schaut euch hierzu die Ausschreibung an und meldet euch mit Fragen dazu bei den Regionalstellen. Alle Informationen findet ihr auf der Projekthomepage.

Literatur

Karnick, Nora, Julia Simonson, und Christine Hegen. Organisationsformen und Leitungsfunktionen im freiwilligen Engagement. In: Simonson, Julia, Nadiya Kelle, Corinna Kausmann, und Clemens Tesch-Römer. 2019. Freiwilliges Engagement in Deutschland. Der Deutsche Freiwilligensurvey 2019. Berlin: Deutsches Zentrum für Altersfragen.

Matuschek, Katrin und Valerie Lange. 2013. Ehrenamtliche Vorstände gesucht! Wie Sie Führungskräfte für den Verein gewinnen, entwickeln und binden. Hrsg.: Friedrich-Ebert-Stiftung. Online URL: https://library.fes.de/pdf-files/akademie/mup/10317.pdf [Letzter Zugriff: 17.11.2025].

Matuschek, Katrin. 2013. Vorstandswechsel erfolgreich gestalten. MuP-Praxishilfe. Hrsg.: Friedrich-Ebert-Stiftung. Online URL: https://library.fes.de/pdf-files/akademie/mup/13651-20190225.pdf [Letzter Zugriff: 17.11.2025].

Multmeier, Andrea, Stefan Rieker, Stefan Sauerländer, Wilfried Theißen, Ulrike Werthmanns-Reppekus. 2017. Übergabe – Wie der Vorstandswechsel im Verein gelingt. Eine Arbeitshilfe. Hrsg.: Der Paritätische NRW. Online URL: https://www.der-paritaetische.de/fileadmin/user_upload/Schwerpunkte/Gemeinnuetzigkeit/Docs/Uebergabe-Wie-der-Vorstandswechsel-im-Verein-gelingt.pdf [Letzter Zugriff: 17.11.2025].

Priemer, Jana, Antje Bischoff, Christian Hohendanner, Ralf Krebstakies, Boris Rum, und Wolfgang Schmitt. 2019. Organisierte Zivilgesellschaft. In: Krimmer, Holger (Hrsg.). Datenreport Zivilgesellschaft. Wiesbaden: Springer VS.

Multmeier, Andrea, Stefan Rieker, Stefan Sauerländer, Wilfried Theißen, Ulrike Werthmanns-Reppekus. 2017. Übergabe – Wie der Vorstandswechsel im Verein gelingt. Eine Arbeitshilfe. Seite 3. Hrsg.: Der Paritätische NRW. Online URL: https://www.der-paritaetische.de/fileadmin/user_upload/Schwerpunkte/Gemeinnuetzigkeit/Docs/Uebergabe-Wie-der-Vorstandswechsel-im-Verein-gelingt.pdf [Letzter Zugriff: 17.11.2025].