Das erweiterte Führungszeugnis

Jugendarbeit allgemein, Service

Digitales Antragsverfahren und Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis

Die Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis (EFZ) kennen fast alle Engagierten in der Kinder- und Jugendarbeit als einen Präventionsbaustein ihrer Vereine und Verbände. In diesem Beitrag geht es um die Möglichkeit, Anträge digital zu stellen und vereinfachende Ansätze, wie die zentrale Einsichtnahme. Diese können auch an verantwortliche Stellen der Kommunen als Positivbeispiele herangetragen werden. So hoffen wir auf mehr Transparenz und Erleichterungen für ehrenamtliche Antragstellende.

Wie kann ich das EFZ beantragen?

Allgemein erfolgt die Antragstellung bei der zuständigen Gemeinde. Das ist persönlich auf dem Amt oder digital möglich. Wer einen persönlichen Termin vereinbart, sollte je nach Gemeinde und Bürgeramt frühzeitig einen Termin buchen, hier kann es unter Umständen zu langen Wartezeiten kommen.

In beiden Fällen benötigt man ein ausgefülltes Dokument des Vereins, das die Notwendigkeit der Vorlage des EFZ für die ehrenamtliche Tätigkeit bescheinigt. Dieses Dokument ermöglicht im weiteren Verlauf eine Gebührenbefreiung bei der Beantragung des EFZ. Hier findet ihr dafür Vorlagen:

Nach der Bearbeitung des Antrags, wird das EFZ postalisch an den*die Antragsteller*in verschickt und ihr könnt es eurem Verein oder Verband zur Einsichtnahme vorlegen. Das Bundesjustizministerium prüft derzeit eine mögliche Digitalisierung des postalischen Versands, vielleicht wird es hier noch 2026 zu einer Änderung kommen. Die Tagesschau berichtete dazu dieses Jahr am 18. Januar.

Wie läuft das digitale Antragsverfahren ab?

Zentrale Voraussetzung für eine digitale Antragsstellung ist, dass ihr eine aktivierte online Ausweisfunktion habt, zum Beispiel durch einen Personalausweis mit freigeschalteter eID-Funktion. Außerdem solltet ihr das oben genannte Dokument digital vorliegen haben, zum Beispiel als Bild. Dann kann es losgehen.

Der Antrag wird über die Seite des Bundesjustizamts gestellt, hier geht es direkt zum Online-Portal des Bundesamts für Justiz für die Antragstellung. Die einzelnen Schritte sind ausführlich in dieser Anleitung zur Antragstellung abgebildet. Wichtig ist hier, dass ihr bei Schritt 3 „3 – Ergänzende Daten – Gebührenbefreiung“ die Gebührenbefreiung mit der Begründung „ehrenamtliche Tätigkeit“ auswählt und anschließend das Dokument von eurem Verein oder Verband hochladet. Bei der fortlaufenden Bearbeitung des Antrags werden keine Kosten erhoben.

Was kostet der Antrag und wie erhalte ich als Ehrenamtliche*r eine Gebührenbefreiung?

In der Regel kostet die Beantragung des EFZ eine Gebühr von 13 €. Wenn ihr den Antrag aber aufgrund eurer ehrenamtlichen Tätigkeit stellt, werdet ihr davon befreit und erhaltet das EFZ kostenlos. Notwendig dafür ist das oben genannte Dokument eures Vereins oder Verbands, das euch die ehrenamtliche Tätigkeit bescheinigt.

Was kann ich tun, wenn sich mein Bürgeramt weigert, das EFZ kostenlos bereitzustellen?

In diesem Fall solltet ihr euren Anspruch auf Gebührenbefreiung nochmals betonen und einfordern, denn er steht euch zu. Wendet euch wenn notwendig an den*die Vorgesetze*n und verweist auf das „Merkblatt zur Erhebung von Gebühren für das erweiterte Führungszeugnis“ des Bundesamt für Justiz, darin werden die Fälle für eine Gebührenbefreiung definiert.

Wie kann ein Verein die Einsichtnahme regeln?

Ist das EFZ im Briefkasten gelandet, kannst du es deinem Verein oder Verband zur Einsichtnahme vorlegen. Er wird nun abgleichen, ob du wegen einer Straftat im Sinne des §721 Abs. 1 SGB VIII vorbestraft bist oder verurteilt wurdest.

Beispielhafte Regelung der zentralen Einsichtnahme beim SJR Heidelberg

Der Stadtjugendring Heidelberg bietet u. a für seine Mitglieder den Service einer zentralen Einsichtnahme an. Diese erfolgt digital und dauert maximal 10 min. Eine Terminbuchung erfolgt online und greift dabei auf die Dienstkalender der Mitarbeitenden zurück. Mit dem Vier-Augen-Prinzip prüfen zwei Mitarbeitende in einem Videocall mit dem*der Ehrenamtlichen die Identität durch einen Abgleich des Ausweises und anschließend die Eintragung(en) im EFZ. Wenn keine (relevanten) Eintragungen vorhanden sind und eine Datenschutzvereinbarung digital unterzeichnet wurde, wird eine Bescheinigung über die Einsichtnahme ausgestellt und als Service per Post mit Siegel zugeschickt. Dieses Dokument kann nun beim Verein, bei Bedarf auch bei mehr als einem Verein vorgezeigt werden. Eine Vorlage dazu gibt es online von der Stadt Nettetal zu finden.

Vorteile der zentralen Einsichtnahme

  • Bescheinigung kann von Ehrenamtlichen in bestimmtem Zeitraum mehrfach verwendet und vorgelegt werden
  • Person aus dem Verein wird entlastet, die sonst die Einsichtnahme vornimmt und in der Regel in einem Beziehungs-, ggf. auch Machtverhältnis mit dem*r Ehrenamtlichen steht
  • Entlastung der Vereine, da die Dokumentation der Einsichtnahme in dem Fall beim SJR bleibt
  • Vier-Augen-Prinzip wird sichergestellt

Aufwand für die Einführung einer zentralen Einsichtnahme

Einmaliger Aufwand:

  • Kreis der Zielgruppe definieren, die Service in Anspruch nehmen kann
  • Digitale Terminbuchung einrichten
  • Vorlage Datenschutzvereinbarung erstellen
  • Vorlage Bescheinigung über die Einsichtnahme erstellen
  • Verfahren bekannt machen

wiederkehrender Aufwand:

  • 10 min pro Einsichtnahme von 2 Mitarbeitenden
  • Dokumentation der Einsichtnahme
  • Druck und Versand der Bescheinigung
  • Schulung der Mitarbeitenden zum Verfahren der zentralen Einsichtnahme

Auch die DPSG bietet ein Verfahren zur zentralen Einsichtnahme auf Bundesebene für ihre Mitglieder an, das ebenfalls zum Nachahmen anregt. Hier findet ihr die Anleitung der Einsichtnahme der DPSG.

Was ist und warum brauchte ich das EFZ?

Ein erweitertes Führungszeugnis gibt laut dem Serviceportal Baden-Württemberg Auskunft darüber, ob die in ihm bezeichnete Person vorbestraft ist oder nicht. Es wird bei der jeweiligen Kommune beantragt und dann vom Bundesministerium für Justiz erstellt. Der Inhalt eines Führungszeugnisses stammt aus dem Bundeszentralregister und enthält beispielsweise strafgerichtliche Verurteilungen oder Entscheidungen von Verwaltungsbehörden und Gerichten. Es werden aber nicht alle Eintragungen im Bundeszentralregister in das Führungszeugnis aufgenommen.

Das Bundeskinderschutzgesetz zielt darauf ab, den Schutz von Kindern und Jugendlichen vor sexualisierter Gewalt zu verbessern. Träger der freien Jugendarbeit müssen entsprechend Sorge tragen, dass bei ihnen keine wegen Straftaten gegen die sexuelle Selbstbestimmung vorbestraften oder verurteilten Personen pädagogisch tätig sind. Das soll mit der Einsicht in das erweiterte Führungszeugnis überprüft werden.

Die Träger entscheiden anhand von Art, Intensität und Dauer des Kontakts zu Kindern- und Jugendlichen, ob eine Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis erfolgt oder nicht. Hierfür gibt es hilfreiche Entscheidungshilfen, zum Beispiel die Entscheidungshilfe vom Stadtjugendring Stuttgart.

Weiterführende Links zu FAQs und Erklärvideos: